Khi một tập quốc gia đã có, câu hỏi tiếp theo thường là chia nó thành các nhóm cho dễ nói chuyện. Lúc này hai khái niệm rất dễ bị gộp làm một: nhóm khu vực và phân hạng thị trường. Gộp chúng lại thì tiện lúc đầu, nhưng cái giá phải trả xuất hiện đúng vào lúc bạn cần một báo cáo theo khu vực hoặc một quyết định mở thị trường.
Nhóm khu vực được chia theo tiêu chuẩn nào?
Nhóm khu vực không phải là một thuộc tính tự nhiên của quốc gia. Nó là một quy ước do người dùng đặt ra, và quy ước này phụ thuộc vào mục đích. Cùng một nơi có thể nằm ở nhóm khác nhau trong báo cáo doanh thu, trong danh sách kho vận, và trong bảng phân công nội dung.
Có những bộ mã khu vực và tiểu vùng được công bố trong các tiêu chuẩn quốc tế, dùng cho thống kê và báo cáo. Đây là lựa chọn tốt khi bạn cần một cách chia ổn định và ai cũng tra được, vì nó không phụ thuộc vào ý kiến riêng của từng nhóm.
Song song với đó là những cách chia do chính tổ chức bạn đặt ra. Những cách chia này có thể hữu ích hơn cho nghiệp vụ, nhưng chúng chỉ có nghĩa bên trong tổ chức, và phải được mô tả rõ để người ngoài đọc hiểu được.
Điểm mấu chốt là phải biết mình đang dùng loại nào. Một cột dữ liệu được gọi là khu vực nhưng lại chứa cách chia nội bộ sẽ khiến bất cứ ai đối chiếu với tiêu chuẩn quốc tế cũng thấy lệch, mà không hiểu vì sao.
Châu lục, tiểu vùng và mã vùng trong tiêu chuẩn quốc tế
Về mặt cấu trúc, một số bộ tiêu chuẩn phân chia thế giới thành các nhóm lớn, rồi chia tiếp thành các nhóm nhỏ hơn. Nhóm lớn thường trùng với cách hiểu thông thường về châu lục hoặc khu vực rộng, còn nhóm nhỏ mô tả những vùng hẹp hơn bên trong.
Việc phân cấp này có ích vì nó cho phép bạn vừa báo cáo ở mức rộng vừa đào sâu ở mức hẹp mà không cần hai hệ thống song song. Nhưng nó cũng đặt ra một yêu cầu: mọi báo cáo phải nói rõ nó đang ở mức nào. Một con số gắn nhãn khu vực nhưng tính ở mức tiểu vùng sẽ không khớp với con số khác cùng nhãn.
Cũng cần nhớ rằng bất kỳ cách chia chuẩn nào cũng có những chỗ gây tranh luận. Ranh giới giữa các nhóm không phải lúc nào cũng rõ ràng, và một số nơi có thể được xếp vào nhóm này trong bảng này nhưng nhóm khác trong bảng khác.
Điều nên làm là chọn một cách chia làm chuẩn cho hệ thống của bạn, và ghi rõ nó đến từ đâu. Khi có nơi bị xếp khác với kỳ vọng của người dùng, bạn sẽ có căn cứ để giải thích thay vì phải sửa dữ liệu cho vừa mắt.
Phân hạng thị trường và mức hỗ trợ định dạng là hai chuyện khác
Phân hạng thị trường là một phán đoán kinh doanh. Nó nói về mức độ ưu tiên, nguồn lực và kế hoạch mở rộng. Các nhãn thường gặp như nhóm ra mắt trước, nhóm trọng điểm, nhóm đang theo dõi và nhóm chưa hỗ trợ chỉ có ý nghĩa trong bối cảnh đó.
Mức hỗ trợ định dạng thì hoàn toàn khác. Nó nói về việc hệ thống đã xử lý đúng dữ liệu của nơi đó hay chưa. Một nơi có thể chưa được hỗ trợ giao hàng nhưng dữ liệu địa chỉ và giấy tờ của nó vẫn được mô tả đầy đủ, và ngược lại.
Trộn hai thứ này vào một trường sẽ tạo ra một cột không trả lời được câu hỏi nào trọn vẹn. Người đọc muốn biết nơi đó có giao được hàng không sẽ nhận một giá trị, người muốn biết dữ liệu đã đủ chưa sẽ nhận cùng giá trị đó, và cả hai đều hiểu sai.
Cách xử lý đơn giản là tách thành hai trường, mỗi trường có tập giá trị riêng. Nếu ai đó cần một nhãn kết hợp để hiển thị, hãy để phần hiển thị tự ghép từ hai trường, chứ đừng lưu nhãn ghép vào dữ liệu.
Vùng phụ thuộc và tỉnh hải ngoại nên xếp vào nhóm nào?
Có những vùng lãnh thổ không phải là quốc gia độc lập nhưng vẫn xuất hiện trong dữ liệu địa chỉ và dữ liệu giấy tờ. Việc xếp chúng vào nhóm nào thường gây tranh cãi, vì cách xếp phụ thuộc vào việc bạn đang hỏi câu hỏi gì.
Nếu câu hỏi là về vận chuyển, có thể bạn cần một nhóm riêng vì tuyến giao hàng khác biệt. Nếu câu hỏi là về báo cáo doanh thu, có thể chúng nên nằm cùng nhóm với nơi mà chúng gắn về mặt hành chính. Nếu câu hỏi là về định dạng dữ liệu, chúng lại có thể là một nhóm của riêng mình.
Vì vậy điều quan trọng không phải là tìm ra cách xếp đúng duy nhất, mà là ghi lại căn cứ xếp nhóm. Căn cứ đó nên là một câu ngắn, đọc được, và có thể kiểm tra lại khi có người thắc mắc.
Những nơi dễ bị xếp sai nhất thường là những nơi có tên gọi gần giống một vùng khác, hoặc có tên gọi thay đổi theo thời gian. Khi danh sách nhóm được viết ra mà không kèm căn cứ, người tiếp nhận sau sẽ phải đoán, và mỗi lần đoán là một lần rủi ro.
Những lý do khiến cách xếp nhóm thay đổi
Cách xếp nhóm không cố định. Một thị trường có thể được mở hoặc tạm dừng, một quy định có thể thay đổi, một tuyến vận chuyển có thể được thêm vào hoặc bỏ đi. Mỗi lần như vậy, danh sách nhóm lại phải sửa.
Hệ quả là nhóm phải hoặc là cấu hình được, hoặc là có thể truy vết theo thời gian. Ít nhất bạn cần biết một bản ghi lịch sử thuộc nhóm nào tại thời điểm nó được tạo, thay vì chỉ biết nhóm hiện tại của nơi đó.
Nếu không có khả năng truy vết, các báo cáo cũ sẽ tự động đổi nghĩa mỗi lần bạn sửa nhóm. Một con số doanh thu theo khu vực của năm trước có thể trông rất khác sau một lần chỉnh danh sách, và sẽ không ai giải thích được vì sao.
Cách làm bền vững là lưu nhóm như một trường có hiệu lực theo thời gian, kèm lý do thay đổi. Khi đó việc so sánh giữa các kỳ vẫn làm được, và bạn luôn biết vì sao một nơi đổi nhóm.
Phần dành cho nhà phát triển: đừng viết cứng khoá nhóm trong mã
Khoá nhóm nằm rải rác trong mã là một trong những thứ khó sửa nhất khi nghiệp vụ thay đổi. Mỗi lần đổi cách chia, bạn phải đi tìm từng chỗ và hy vọng đã tìm hết.
Vài điểm nên chốt:
- Chọn khoá nhóm ổn định, không dùng tên hiển thị làm khoá.
- Tách việc chia nhóm khỏi quy tắc định dạng, và cho chúng hai trường riêng.
- Cho phép cấu hình danh sách nhóm mà không phải phát hành lại ứng dụng.
- Ghi căn cứ xếp nhóm ngay cạnh dữ liệu, kể cả khi chỉ là một câu ngắn.
- Kiểm thử trường hợp một nơi đổi nhóm giữa hai kỳ báo cáo xem dữ liệu cũ có còn đọc đúng không.
Muốn đối chiếu cách trình bày, bạn có thể mở danh mục quốc gia và vùng lãnh thổ và xem các mục được nhóm ra sao, ví dụ Đức. Mọi tên nhóm và tên hạng nêu trong bài đều chỉ là cách gọi minh hoạ cho dễ theo dõi, không phản ánh cách chia thị trường của bất kỳ doanh nghiệp thật nào, và không nên được dùng làm căn cứ phân loại cho hồ sơ thật.
Bước tiếp theo
Hãy thử liệt kê những chỗ trong hệ thống đang dùng một trường để vừa nói về khu vực vừa nói về mức ưu tiên. Mỗi chỗ như vậy là một ứng viên để tách đôi. Sau đó, bài cách chọn quốc gia cho dữ liệu thử nói về việc chọn nơi nào đáng đưa vào từng nhóm, còn bài kịch bản địa chỉ xuyên biên giới bàn tới những tình huống mà cách xếp nhóm ảnh hưởng trực tiếp tới luồng nghiệp vụ.