HR डेटा प्रतिधारण: बिना तय अवधि के नियम

HR डेटा प्रतिधारण यह तय करने का अनुशासन है कि हर तरह का कार्मिक रिकॉर्ड कितने समय तक मौजूद रहना चाहिए, और फिर प्रणाली से वह काम वाक़ई करवाना। यह एक ऐसी वजह से कठिन है जिसका तकनीक से कोई लेना-देना नहीं: जवाब हर क्षेत्राधिकार में और रिकॉर्ड की हर श्रेणी में अलग होता है, और कोई एक आँकड़ा हर जगह सही नहीं हो सकता।

यह लेख बताता है कि कोई सार्वभौमिक अवधि क्यों नहीं होती, कार्मिक रिकॉर्ड अलग-अलग घड़ियों वाले समूहों में कैसे बँटते हैं, कौन-से सिद्धांत इस फ़ैसले पर लागू होते हैं, और मिटाने को क्या-क्या कवर करना पड़ता है ताकि उसका कोई मतलब बने।

एक भी प्रतिधारण अवधि क्यों नहीं होती?

क्योंकि अवधि वह तय करता है जिसके पास उस रिकॉर्ड पर अधिकार है, और वह क्षेत्राधिकार के हिसाब से और अक्सर एक ही क्षेत्राधिकार के भीतर रिकॉर्ड के प्रकार के हिसाब से बदलता है।

कुछ अवधियाँ इसलिए होती हैं कि उतने समय तक कोई दावा उठाया जा सकता है, और अवधि इस तरह तय होती है कि सबूत उस दावे से आगे तक टिके। कुछ इसलिए होती हैं कि कोई नियामक उस रिकॉर्ड को जाँच के लिए माँगता है। कुछ उस व्यक्ति की सेवा के लिए होती हैं जिसका वह रिकॉर्ड है, ताकि वह वर्षों बाद कोई संदर्भ पत्र या किसी अवधि का रोज़गार प्रमाण पा सके। और कुछ सिर्फ़ इसलिए होती हैं कि प्रणाली से यह कभी कहा ही नहीं गया कि रखना बंद करो, जो नियम नहीं, नियम की ग़ैरमौजूदगी है।

इसका व्यवहारिक नतीजा यह है कि प्रतिधारण की रचना करने वाले को अवधि को संचालक द्वारा अपने क्षेत्राधिकार के लिए दी गई सेटिंग मानना चाहिए, न कि कोई ऐसा स्थिरांक जिसे डेवलपर चुने। कठोर लिखी गई अवधि उन ज़्यादातर जगहों पर ग़लत होती है जहाँ वह चलेगी, और वह चुपचाप ग़लत होती है, क्योंकि प्रणाली में कुछ भी यह नहीं जाँचता कि वह आँकड़ा अब भी लागू है। जहाँ अवधि बदली जा सकती है वहाँ संचालक उसका जवाब दे सकता है; जहाँ वह कोड में ठोंक दी गई है वहाँ कोई नहीं दे सकता।

कार्मिक रिकॉर्ड उद्देश्य के हिसाब से कैसे बँटते हैं?

इस हिसाब से कि रिकॉर्ड किस काम का है, क्योंकि वही उसकी घड़ी तय करता है। भर्ती प्रणाली में रखी ज़्यादातर चीज़ें चार समूहों में आ जाती हैं।

आख़िरी दो समूह सबसे ज़्यादा परेशानी देते हैं, और इसकी वजह भी एक ही है: ये किसी प्रक्रिया के बीच बनते हैं, ऐसे लोगों द्वारा जो रिकॉर्ड व्यवस्था के बारे में नहीं सोच रहे होते, और अक्सर ऐसी जगह रहते हैं जो बाक़ी सब कुछ चलाने वाली प्रणाली से बाहर है। बैठक में लिए गए नोट, साक्षात्कार लेने वालों के बीच के संदेश और उम्मीदवारों की तुलना के लिए उपयोग होने वाली कोई तालिका — ये सब कार्मिक रिकॉर्ड हैं। जो प्रतिधारण नीति सिर्फ़ आवेदन प्रबंधन प्रणाली को कवर करती है, वह तस्वीर का एक हिस्सा भर कवर कर रही है।

चारों समूहों को एक ही रिकॉर्ड मानकर एक ही समाप्ति तारीख़ देना सबसे आम रचना-दोष है। यह दोनों तरफ़ का सबसे बुरा नतीजा देता है: उम्मीदवार की सामग्री फ़ैसले की ज़रूरत से कहीं ज़्यादा दिन तक रखी जाती है, और रोज़गार के रिकॉर्ड संचालक की अपनी ज़िम्मेदारियों की अनुमति से पहले समाप्त कर दिए जाते हैं।

फ़ैसले पर कौन-से सिद्धांत लागू होने चाहिए?

छह, और ये व्यक्तिगत जानकारी के आम सिद्धांत ही हैं, भर्ती के संदर्भ में लागू किए हुए।

1. उद्देश्य की सीमा — रिकॉर्ड किसी बताए गए उद्देश्य के लिए लीजिए और बाद में उसे इसलिए दूसरे काम में मत लगाइए कि वह वहाँ पड़ा था।
2. न्यूनतम संग्रह — उतना ही रखिए जितना उद्देश्य माँगता है, और वह सब मत रखिए जो बस काम आ सकता है।
3. शुद्धता — रिकॉर्ड सही रखिए, और संबंधित व्यक्ति को उसे सुधारने का रास्ता दीजिए।
4. भंडारण की सीमा — हर रिकॉर्ड कितने दिन जीवित रहेगा, यह तय कीजिए और उसे मान लेने के बजाय लागू कीजिए।
5. अखंडता और गोपनीयता — यह सीमित कीजिए कि रिकॉर्ड तक कौन पहुँच सकता है, और यह जानिए कि पहुँचा कौन।
6. जवाबदेही — यह दिखा सकने की स्थिति में रहिए कि पहले पाँच वाक़ई हो रहे हैं।

इनमें से दो पर बहुत बोला जाता है और बहुत कम अमल होता है। भंडारण की सीमा अक्सर काग़ज़ पर लिखी नीति बनकर रह जाती है जिसके पीछे कोई तंत्र नहीं होता, इसलिए रिकॉर्ड अपनी अवधि से आगे जीते रहते हैं और किसी को पता नहीं चलता। जवाबदेही अक्सर किसी दस्तावेज़ का नाम बन जाती है, किसी आदत का नहीं, इसलिए यह जवाब देना मुमकिन ही नहीं रहता कि क्या मिटाया गया और कब।

भर्ती के संदर्भ में न्यूनतम संग्रह के लिए एक ख़ास चेतावनी ज़रूरी है, क्योंकि यहाँ प्रलोभन उलटी दिशा में चलता है। ज़्यादा जानकारी लेते समय हानिरहित लगती है और ठीक वही सामग्री है जो बाद में ख़तरा बनाती है। जो फ़ील्ड फ़ैसले के लिए ज़रूरी नहीं, वह तटस्थ जोड़ नहीं है; वह एक ऐसी देन है जिसके साथ अपनी प्रतिधारण घड़ी जुड़ी हुई है।

मिटाने को किन-किन जगहों को कवर करना चाहिए?

उन सब जगहों को जिन्हें उस रिकॉर्ड ने छुआ, और वह लगभग कभी एक अकेली तालिका नहीं होती।

किसी रिकॉर्ड का जीवन उन जगहों पर निशान छोड़ जाता है जिनसे वह गुज़रा, और हर उस जगह के लिए एक नियम चाहिए। चालू भंडारण, बैकअप और अभिलेखागार, रिपोर्टिंग के लिए बनाए गए निर्यात, वे लॉग प्रविष्टियाँ जिनमें फ़ील्ड के मान हों, रिकॉर्ड से बने खोज सूचकांक, किसी जुड़ी सेवा के पास पड़ी प्रतियाँ, और वह कोई भी प्रति जो किसी व्यक्ति ने अपने डिवाइस पर उतार ली। पंक्ति मिटाकर वहीं रुक जाना एक आम और गंभीर कम गिनती है।

तीन फ़र्क़ इस रचना को सँभालने लायक़ बनाते हैं। मिटाने को अज्ञात करने से अलग रखिए, और ईमानदारी से बताइए कि इनमें से किया जा रहा है — किसी व्यक्ति से जुड़ाव हटाना रिकॉर्ड हटाने के बराबर नहीं है, और जिस अज्ञात रिकॉर्ड को दोबारा जोड़ा जा सके वह अज्ञात हुआ ही नहीं। समयसीमा से होने वाले मिटाने को किसी अनुरोध पर होने वाले मिटाने से अलग रखिए, क्योंकि एक तय ताल पर चलता है और दूसरा किसी भी पल आता है और उसे भी उन्हीं जगहों से गुज़रना पड़ता है। और रिकॉर्ड को उस सबूत से अलग रखिए कि मिटाना हुआ था, जिसे आम तौर पर उस मिटाने से भी बचकर रहना पड़ता है।

बैकअप वह हिस्सा है जो इन सबसे बचता रहता है, क्योंकि नवीनतम अवस्था वापस लाने वाला आम तंत्र ही वही तंत्र है जो मिटाए गए रिकॉर्ड को सुरक्षित रखता है। आम तौर पर माना गया रुख यह है कि बैकअप तुरंत मिटाने से छूट पाते हैं मगर उन पर भी एक ऐसी समयसीमा लागू होनी चाहिए जो आख़िरकार उन तक पहुँचे, और यह कि किसी बैकअप को वापस लाने पर उसके बनने के बाद हुए मिटाने दोबारा लागू किए जाएँ। कोई भी रुख अपनाया जाए, वह एक ऐसा फ़ैसला होना चाहिए जो लिखा गया हो, कोई ऐसी चूक नहीं जिसे किसी ने देखा ही न हो।

डेवलपर्स के लिए: अवधि को सेटिंग और शुद्धिकरण मानना

अवधि को डेटा मानिए। रिकॉर्ड की हर श्रेणी को उसकी अपनी तय अवधि दीजिए, जो संचालक देता है, और प्रणाली को जो बताया गया हो वही लागू करने दीजिए, अपनी कोई राय न रखने दीजिए।

पाँच आदतें फ़र्क़ बनाती हैं। हर रिकॉर्ड पर वह श्रेणी लगाइए जो उसकी घड़ी तय करती है, ताकि शुद्धिकरण नियम से रिकॉर्ड खोज सके, हाथ से रखी किसी सूची से नहीं। घड़ी को तालिका पर नहीं, श्रेणी पर जोड़िए, क्योंकि एक ही तालिका में कई तरह के रिकॉर्ड रहते हैं। शुद्धिकरण को ख़ुद दर्ज कीजिए — कब चला, किससे मिला, और क्या मिटाया — और वह ब्यौरा ऐसी जगह रखिए जहाँ से शुद्धिकरण उसे हटा न सके। जो फ़ील्ड आप लेते हैं उन्हें अपने लिखे हुए उद्देश्य की ज़रूरत वाले फ़ील्ड बनाइए, ताकि न्यूनतम संग्रह स्कीमा का गुण बने, कोई वादा नहीं। और कार्मिक डेटा रखने वाले हर वातावरण को, जिसमें टेस्ट और प्रदर्शन वाले वातावरण भी शामिल हैं, वही व्यवस्था दीजिए, क्योंकि टेस्ट वातावरण में पड़ी प्रति भी एक प्रति ही है।

आख़िरी बात पर सबसे पहले अमल करना चाहिए। कार्मिक डेटा का उपयोग टेस्ट वातावरण भरने के लिए बिल्कुल नहीं होना चाहिए। नमूना रिकॉर्ड उसी काम के लिए बनाए जाने चाहिए, और जहाँ किसी ख़ास जाँच के लिए असली डेटा की प्रति लेना टाला न जा सके, वहाँ उसे उसी तरह संभाला जाना चाहिए जैसे उत्पादन डेटा संभाला जाता है। इस साइट पर सब कुछ टेस्ट और प्रदर्शन के लिए बनाया जाता है, और यहाँ बनने वाले कार्मिक रिकॉर्ड ठीक उन्हीं वातावरणों में असली रिकॉर्ड की जगह लेने के लिए हैं, कभी उनके साथ जुड़ने के लिए नहीं।

आगे के कदम

पता कीजिए कि आपकी प्रणालियाँ एक सवाल का जवाब दे सकती हैं या नहीं: दो साल पुराने कौन-से उम्मीदवार रिकॉर्ड अब किसी काम के नहीं रहे, और उन्हें अब भी कौन-कौन रोके हुए है। जवाब आम तौर पर उन जगहों की सूची होता है जिनके बारे में किसी ने सोचा ही नहीं, और वह किसी नीति दस्तावेज़ से बेहतर शुरुआती बिंदु है। कृत्रिम करियर रिकॉर्ड पहली जगह कैसे बनता है, यह करियर प्रोफ़ाइल टेस्ट डेटा में बताया गया है, और ऐसे रिकॉर्ड का सबसे संवेदनशील फ़ील्ड वेतन मुद्रा अवधि में अलग से चर्चित है। करियर प्रोफ़ाइल टूल ऐसे रिकॉर्ड बनाता है जो टेस्ट और प्रदर्शन के लिए हैं, उत्पादन के लिए नहीं।