KYB testing es el conjunto de pruebas y comprobaciones con las que un producto verifica la identidad de un cliente que es una empresa, y no una persona física. La diferencia con la verificación de particulares no es de grado, sino de naturaleza: aquí hay que identificar a un sujeto jurídico, comprobar que existe, entender quién está detrás de él y confirmar que quien dice representarlo puede hacerlo. Este artículo es esa lista de comprobación: qué se verifica, cómo se traslada a una batería de pruebas y en qué se diferencia del proceso equivalente para personas.
¿Qué verifica un proceso de KYB?
Verifica la identidad y la legitimidad de un cliente empresarial. Esa frase corta esconde cinco comprobaciones distintas que conviene separar, porque cada una responde a una pregunta diferente y falla de manera diferente.
La primera es la existencia del sujeto. ¿Está la empresa inscrita en un registro oficial? ¿Con qué número y bajo qué denominación? Aquí intervienen el número de registro y el nombre legal tal como aparece en él.
La segunda es la identificación fiscal. ¿Tiene un identificador tributario o de VAT? ¿Se corresponde con el país donde dice operar? Esta comprobación se cruza con la anterior: un número de registro válido y un identificador fiscal sin relación son una señal de alarma.
La tercera es el domicilio social. No el domicilio comercial ni la dirección de entrega, sino el que consta en el registro. Muchas empresas operan desde otro lugar, y eso es normal; lo que interesa es distinguir una cosa de la otra.
La cuarta es la titularidad real. ¿Quiénes son las personas físicas que están detrás de la estructura? En estructuras con varias capas societarias esta parte es la más laboriosa, y es también la que más información exige.
La quinta es la capacidad de representación. ¿La persona que firma o acepta las condiciones puede obligar a la empresa? Esto se comprueba con el poder o el nombramiento del administrador, no con la buena voluntad de quien rellena el formulario.
Y una sexta que aparece según el sector: las autorizaciones o licencias que la actividad requiere. En unos casos son obligatorias para operar y en otros son requisitos de la propia relación comercial.
¿En qué se diferencia de la verificación de personas?
KYB y la verificación de personas físicas comparten la lógica general —comprobar que alguien es quien dice ser— pero los datos disponibles son distintos.
En el caso de una persona física, la verificación se apoya en documentos de identidad personales, que en la mayoría de los países están normalizados y son individuales. En el caso de una empresa, no existe un documento único universal: lo que hay es un registro público en cada país, con su formato, su forma de consulta y su grado de apertura.
De ahí tres diferencias prácticas:
| Aspecto | Verificación de personas | Verificación empresarial |
|---|---|---|
| Documento base | Identificación personal | Inscripción en un registro |
| Fuente | Emisor del documento | Registro del país correspondiente |
| Estructura | Individual | Puede tener varias capas |
| Cambia con el tiempo | Situación del documento | Denominación, domicilio y administradores |
| Quién responde | La persona | La empresa y sus representantes |
La tercera fila es la que explica por qué un proceso de empresa es más largo. Una sociedad puede estar participada por otra, que a su vez está participada por otra, y en algún punto hay que decidir hasta dónde se profundiza y por qué.
¿Cómo se prueba un flujo de KYB?
Se prueba con datos que representen los casos límite, no con el caso cómodo. Como no puedes usar datos de empresas reales en un entorno de pruebas, necesitas un conjunto de fichas sintéticas que cubra las situaciones que el sistema debe saber tratar.
Una lista de comprobación razonable, ordenada por lo que se pide:
- Ficha completa del mismo país. Nombre, forma jurídica, domicilio social y ambos identificadores. Es el caso base.
- Ficha de otro país. Para comprobar que la validación por país no se aplica a ciegas.
- Identificador de registro bien formado pero no verificado. El sistema debe distinguir «no comprobado» de «inválido».
- Identificador con dígito de control incorrecto. Debe rechazarse en la capa local, sin consultar fuera.
- Nombre con caracteres acentuados. Y un caso con un alfabeto distinto.
- Forma jurídica que no existe en el país indicado. Debe detectarse la incoherencia.
- Domicilio social y domicilio de facturación distintos. Deben guardarse y mostrarse por separado.
- Estructura de titularidad con una capa intermedia. Para probar cómo se presenta la cadena.
- Representante sin poder acreditado. El flujo debe poder continuar sin dar la representación por buena.
- Servicio externo no disponible. La respuesta debe ser no comprobado.
Dos criterios sobre esta lista. El primero es que cada punto debe tener un resultado esperado escrito antes de ejecutarlo; si no, la prueba se convierte en una observación. El segundo es que el estado de cada comprobación debe ser consultable después, porque un proceso de este tipo se revisa más tarde, cuando alguien pregunta por qué se aceptó a ese cliente.
En el generador de este sitio
En el generador de datos de empresa para pruebas puedes generar fichas completas de un país con el nombre, la forma jurídica, el domicilio, el teléfono y los números de registro y de VAT. Es material pensado para alimentar el entorno de pruebas de un flujo de alta de clientes empresariales sin usar datos de sociedades reales.
Todos los datos son sintéticos y se generan para pruebas de software, demostraciones y desarrollo. No corresponden a ninguna empresa constituida, no acreditan ninguna titularidad ni representación y no sustituyen a ninguna comprobación contra una fuente oficial.
Para quien programa
Un flujo de este tipo tiene estado y documentación, y eso lo hace más delicado que un formulario cualquiera. Seis decisiones que conviene tomar al principio:
- Un estado por comprobación, no un estado global. Existencia, identificación fiscal, domicilio, titularidad y representación se registran por separado, cada una con su resultado y su fecha.
- La fecha es parte del dato. Un resultado de hace meses no es un resultado vigente. Guarda cuándo se obtuvo y contra qué fuente.
- Tres resultados en cada comprobación. Aprobado, rechazado y no comprobado. El tercero evita bloquear altas por un fallo del proveedor externo.
- Datos sintéticos separados de los reales. Que el entorno de pruebas no pueda confundirse con el de producción, y que las fichas de ejemplo se reconozcan como tales.
- Trazabilidad sin exponer el dato. Registra qué se comprobó y con qué resultado, pero no vuelques identificadores ni documentos a los registros de aplicación.
- Interfaz que no prometa de más. Un distintivo de «verificado» debe decir exactamente qué se verificó y cuándo, no dar a entender una garantía general.
Sobre la última: es habitual ver una insignia de empresa verificada que en realidad solo confirma que el identificador de registro tiene la forma correcta. Si tu interfaz presenta eso como verificación completa, estás creando una expectativa que el sistema no cumple.
Siguientes pasos
Si necesitas fichas sintéticas para probar el alta de clientes empresariales, el generador de datos de empresa las produce por país con todos los campos de la ficha. Para la parte de identificadores, las guías del número de registro de empresa y del identificador de entidad legal y el número DUNS explican qué aporta cada uno. Y si lo que estás montando es la interfaz de facturación que viene después del alta, los casos de prueba del formulario de facturación cubren las combinaciones que suelen romperse.