Kỹ năng phân loại cấp độ luôn đi thành cặp, nhưng chúng trả lời hai câu hỏi khác nhau: kỹ năng đó thuộc nhóm nào, và người đó đang ở mức nào. Gộp hai câu hỏi vào một trường là nguyên nhân phổ biến nhất khiến phần kỹ năng trong một hồ sơ trở nên vô dụng khi lọc. Bài này giải thích cách chia nhóm, hai con đường mô tả cấp độ, và những chỗ dễ gây hiểu sai.
Mô tả cấp độ kỹ năng thế nào để không phóng đại?
Cách an toàn nhất là gắn mỗi mức độ với một thước đo cụ thể, chứ không để nó đứng một mình. Thay vì chỉ ghi một từ mô tả mức, hãy kèm theo cơ sở tạo ra mức đó: số năm sử dụng trong công việc thực tế, một chứng chỉ đã đạt, hoặc một sản phẩm đã làm. Có cơ sở đi kèm thì từ mô tả mức mới có nghĩa.
Cách thứ hai là mô tả bằng việc đã làm thay vì bằng tính từ. Một dòng nói rõ người đó từng phụ trách phần nào, ở quy mô nào, sẽ ít gây hiểu sai hơn nhiều so với một tính từ chung chung. Với mục đích kiểm thử, điều này cũng giúp bạn dựng dữ liệu có cấu trúc rõ ràng thay vì một danh sách từ.
Cuối cùng, đừng để phần kỹ năng tự mâu thuẫn với phần còn lại của hồ sơ. Nếu vị trí hiện tại là một vai trò kỹ thuật nhưng danh sách kỹ năng chỉ toàn những thứ không liên quan, người đọc sẽ nghi ngờ cả bản ghi. Sự khớp nhau giữa vị trí, ngành và kỹ năng là một phép kiểm tra đáng có.
Cấp độ tự đánh giá và chứng chỉ có thay thế nhau?
Không. Đây là hai con đường song song và không thay thế được cho nhau. Tự đánh giá cho biết người đó nhìn nhận bản thân ở mức nào; chứng chỉ cho biết một tổ chức bên ngoài đã xác nhận điều gì đó. Một người có thể ở mức cao mà không có chứng chỉ nào, và ngược lại.
Vì không thay thế nhau, hai loại này cần được lưu ở hai trường riêng. Khi gộp lại, bạn không còn phân biệt được đâu là ý kiến chủ quan và đâu là xác nhận từ bên thứ ba, và mọi phép lọc dựa trên một trong hai sẽ sai.
Trong một bản ghi nghề nghiệp, chứng chỉ nên được ghi kèm đơn vị cấp, vì cùng một tên chứng chỉ có thể do nhiều nơi cấp với yêu cầu khác nhau. Phần chi tiết về cách ghi chứng chỉ được bàn riêng ở bài giấy phép và chứng chỉ trong hồ sơ nghề nghiệp.
Kỹ năng chia thành mấy nhóm
Không có một cách chia được dùng ở mọi nơi, nhưng cách chia theo bản chất công việc thường dùng được cho nhiều hệ thống.
| Nhóm kỹ năng | Ví dụ hình thức mô tả | Cách mô tả mức thường dùng |
|---|---|---|
| Ngoại ngữ | Tên ngôn ngữ kèm bốn kỹ năng nghe, nói, đọc, viết | Khung tham chiếu của ngôn ngữ đó, nếu có |
| Kỹ thuật và công cụ | Tên công cụ hoặc nền tảng | Mức sử dụng kèm số năm và bối cảnh |
| Chuyên môn theo ngành | Nghiệp vụ đặc thù của ngành | Chứng chỉ hoặc sản phẩm đã thực hiện |
| Kỹ năng mềm | Giao tiếp, phối hợp, tổ chức công việc | Mô tả tình huống cụ thể, không dùng thang số |
Điểm quan trọng là bốn nhóm này không dùng chung một thang mô tả. Một khung tham chiếu ngoại ngữ không áp được cho một công cụ kỹ thuật, và một thang số cho kỹ năng mềm hầu như luôn gây tranh cãi vì không có gì để đối chiếu.
Vì sao mức trung cấp mang nghĩa khác nhau ở mỗi công ty
Từ mô tả mức không có thang đo được công nhận chung. Ở một công ty, mức trung cấp có thể nghĩa là đã tự làm được việc mà không cần ai kèm; ở công ty khác, cùng từ đó lại nghĩa là đã dẫn dắt được một nhóm nhỏ. Hai nghĩa này không hề giống nhau, nhưng chữ viết ra thì giống hệt.
Vì vậy, một từ mô tả mức chỉ có nghĩa khi đi kèm thang đo đã sinh ra nó. Trong hồ sơ, hãy lưu cả thang đo, chẳng hạn tên bộ tiêu chí nội bộ hoặc tên khung tham chiếu bên ngoài. Nếu không có thang đo, tốt hơn là mô tả bằng việc đã làm.
Điều này cũng có nghĩa là đừng bao giờ lọc hồ sơ theo một từ mức đơn lẻ rồi coi kết quả là so sánh được. Hãy nhóm theo thang đo trước, rồi mới so trong cùng một nhóm.
Vấn đề từ đồng nghĩa trong nhãn kỹ năng
Cùng một kỹ năng thường có nhiều cách viết: tên đầy đủ và tên viết tắt, cách viết có dấu và không dấu, và cách gọi khác nhau giữa các ngôn ngữ. Nếu hệ thống chỉ so khớp chuỗi, nó sẽ coi những cách viết đó là những kỹ năng khác nhau và làm loãng kết quả tìm kiếm.
Cách xử lý là chuẩn hóa ở bước truy vấn và ở bước hiển thị, nhưng vẫn giữ nguyên văn bản gốc trong dữ liệu. Với một số kỹ năng, bạn cần cả một danh sách các cách viết tương đương, và danh sách đó phải được duy trì chứ không phải viết một lần rồi bỏ.
Một lưu ý nữa là đừng gộp những kỹ năng gần nhau nhưng khác nhau. Việc gộp quá tay sẽ khiến người dùng mất khả năng phân biệt, và đó là cái giá đắt hơn việc chấp nhận vài kết quả trùng lặp.
Phần dành cho nhà phát triển
Hãy lưu kỹ năng dưới dạng một danh sách có cấu trúc, mỗi mục gồm tên kỹ năng, nhóm, mức, và thang đo mà mức đó dựa vào. Bốn phần này tách rời nhau thì mỗi phần có thể được kiểm tra và sửa độc lập.
Vài điểm thực tế:
- Đặt tập giá trị đóng cho nhóm, nhưng để trường tên kỹ năng tự do, vì kỹ năng mới xuất hiện liên tục.
- Cho phép một mục không có mức, ví dụ khi kỹ năng đó chỉ là điều kiện cần chứ không phải điểm mạnh.
- Chuẩn hóa khi tìm kiếm và khi đối chiếu giữa các bản ghi, nhưng giữ nguyên văn bản gốc khi hiển thị.
- Dựng dữ liệu thử có cả trường hợp trùng nghĩa: hai cách viết của cùng một kỹ năng nằm cạnh nhau, để kiểm tra phần gộp nhóm.
- Kiểm tra rằng mọi mức đều kèm thang đo; mức không có thang đo là mức không kiểm chứng được.
Nếu bạn cần dữ liệu chạy thử phần này, trình tạo CV và dữ liệu việc làm giả sinh ra kỹ năng kèm cấp độ phù hợp cho vị trí và ngành bạn chọn. Hai bài nên đọc cùng là giấy phép và chứng chỉ trong hồ sơ nghề nghiệp cho con đường xác nhận từ bên ngoài, và chức danh theo ngành cho phần gắn kỹ năng với nghề.
Các mức và nhãn kỹ năng trong bài chỉ mang tính minh họa cho việc trình diễn biểu mẫu và điền dữ liệu; chúng không phải đánh giá năng lực của bất kỳ ai và không nên được đọc như một kết luận về con người.
Bước tiếp theo
Hãy mở danh sách kỹ năng trong hệ thống của bạn và kiểm tra hai điều: mỗi mức có kèm thang đo không, và mỗi kỹ năng có nhóm rõ ràng không. Chỉ cần sửa hai điểm đó, phần lọc theo kỹ năng thường chính xác hơn hẳn. Nếu muốn có sẵn dữ liệu để thử, mở trình tạo CV và dữ liệu việc làm giả và tạo vài bản ghi ở hai ngành khác nhau để so sánh danh sách kỹ năng trả về.